We willen onze basis dienstverlening aan de stad en aan onze organisatie voortzetten en wat we al goed doen ook in 2018 goed blijven doen. Daarnaast willen we onze bedrijfsvoering gemeentebreed verder op orde brengen. Om dit in een tijd van hoge dynamiek en schaarse middelen goed te doen willen we een duurzaam financieel gezonde organisatie zijn die efficiënter en effectiever is in zijn kerntaken, met heldere kaders en richtlijnen, zonder dat deze kaders en richtlijnen de wendbaarheid van onze organisatie in de weg staan. We willen een rechtmatige en efficiënte inkoop realiseren en de landelijke ontwikkelingen met betrekking tot informatieveiligheid en privacy volgen.

1. Continueren van onze basisdienstverlening

We zorgen voor een snelle en zorgvuldige behandeling van bezwaar, beroep en klachten van burgers, investeren in heldere communicatie met onze burgers en vergroten de zichtbaarheid van wat we in de stad realiseren, van ons stadsbestuur en onze gemeenteraad. Dit doen we via perscontacten, eigen communicatiemiddelen, interactie op social media, werkbezoeken en door contacten met burgers en andere doelgroepen. Daarnaast investeren we in begeleiding bij ziekteverzuim, ondersteunen we bij werving en selectie en stellen we met onze digitale leeromgeving medewerkers in staat zelf regie te nemen op de ontwikkeling van hun vakmanschap en professionaliteit. Met onder meer onze ICT, facilitaire services, verzekeringen en onze diverse administraties waarborgen we dat de gemeentelijke organisatie kan functioneren.

2. Duurzaam financieel gezonde organisatie

• We volgen de ontwikkeling van onze financiële positie nauwgezet. Hiervoor verbeteren we het financieel afsluitproces in lijn met de adviezen van de accountant, kwantificeren we zoveel mogelijk de risico’s waarvan het  risicobedrag niet bekend is, analyseren en prognosticeren we maandelijks onze financiële situatie en stellen we heldere actuele managementinformatie beschikbaar waardoor we sneller kunnen bijsturen, met name op personeelskosten en terugbrengen van inhuur.
• We zetten slimme en goedkope oplossingen in bij capaciteitsvraagstukken, bijvoorbeeld in de vorm van stages, BBL-plekken en inzet van trainees. We maken interne mobiliteit mogelijk vanuit inzicht in talent en ervaring en matching daarvan met opdrachten en capaciteitsvragen.
• We zorgen ervoor dat onze financiële kaders en richtlijnen helder en beter bekend zijn. Daarmee helpen we overschrijdingen van budgetten te voorkomen.
• We geven trainingen aan medewerkers over de juridische en financiële aspecten van hun werk en procesmatig werken. Dit doen we onder meer via de training dossierschrijven, individuele maatwerktrainingen en een toelichting op onze financiële werkwijzen bij de introductie van nieuwe medewerkers.
• We zetten in op efficiënt en effectief ruimtegebruik, waardoor we de kosten voor onze ambtelijke huisvesting beperken. De ambtelijke huisvesting concentreren we in de panden Mercado en NRE en vanaf medio 2018 in de Stadhuistoren. We maken gefaseerd het Stadskantoor vrij om in 2020 de huur van het pand te kunnen beëindigen. Voor de vrije vierkante meters zoeken we nieuwe huurders.
• We verbeteren ons proces van inkomende en uitgaande facturen om rechtmatigheid en transparantie te vergroten en verbeteren ons debiteurenproces, door het vanuit het perspectief van de debiteur eenduidig in te richten. Zo ervaren onze debiteuren dat we handelen als één gemeente en innen we doeltreffend onze openstaande vorderingen.
• Om binnen de beschikbare ICT-budgetten te blijven zorgen we voor een scherpere kosten-batenafweging door volledig inzicht in de ICT-kosten en inzicht in het effect van investeringen op de kwaliteit van de dienstverlening. Omwille van kostenbeheersing kiezen we voor een sober en integer niveau van dienstverlening met behoud van continuïteit.
• Door continu onze ICT-investeringsplanning te herijken en te differentiëren in de afschrijvingstermijnen creëren we financiële ruimte voor kostenbesparende of kwalitatieve verbeteringen.
• We brengen de komende jaren de licentie- en beheerskosten terug door gebruik te maken van cloudoplossingen. Daarnaast beperken we de beheerskosten van onze hard- en software door de ontwikkeling van eWerplek2.0.

3. Kaders en richtlijnen

• We scherpen onze kaders en richtlijnen voor alle bedrijfsvoeringsdisciplines verder aan en maken deze voor iedereen bekend voor een effectieve en efficiënte uitvoering van onze werkprocessen en goede samenwerking. Heldere kaders en richtlijnen versterken zelfsturing en maken inzichtelijk wat de ruimte is voor verandering/verbetering.
• Als onderdeel van de ontwikkeling naar zelforganisatie zetten we in het kader van “Mandaat op maat” in op het zo laag mogelijk in de organisatie beleggen van verantwoordelijkheden. Dit doen we door onze mandaatregeling, onze budgethoudersregeling en onze P&O-mandaten waar mogelijk te versimpelen en deze regelingen te digitaliseren. Hierdoor zijn ze voor iedereen beter toegankelijk en inzichtelijk.
• We ondersteunen het primair proces bij procesinrichting en maken beschrijvingen van processen en procedures toegankelijk voor iedereen die hiermee werkt.

4. Rechtmatige en efficiënte inkoop

• We verhogen onze rechtmatigheid en verlagen onze inkoopkosten door het lead buyer concept verder in te voeren, goed contractmanagement te voeren en scherpe prijsafspraken te maken. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid krijgt vorm in de “tenderboard”: het samenwerkingsverband van alle gemeentelijke leadbuyers. We implementeren het Inkoopondersteunend Systeem (IOS) en versterken in 2018 het contractmanagement door het op orde brengen van de inkoopprocessen en contractmanagers te benoemen.
• We verbeteren ons inhuurproces, zodat we de rechtmatigheid van onze inhuur verhogen en onze grip versterken op de personeels- en werkplekkosten. Met maandelijkse rapportages sturen we op de omvang en rechtmatigheid van onze inhuur en met een leadbuyer sturen we op de doelmatige besteding van alle personeelsgerelateerde budgetten. Concreet betekent dit dat gestuurd wordt op verlaging van inhuurtarieven en het verminderen en voorkomen van langdurige inhuur.

5. Informatieveiligheid en privacy

• In 2018 bereiden we de organisatie voor op de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die hoge eisen stelt aan de zorgvuldigheid van de omgang met persoonsgerelateerde gegevens. We implementeren de nieuwe regeling en zorgen voor voorlichting over privacy. De functionaris gegevensbescherming houdt intern toezicht, houdt een register datalekken bij en meldt deze indien nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens .
• We ondersteunen bij het inrichten van de organisatorische- en procesmaatregelen om te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG), waar nodig aangevuld met de Privacy Baseline van het Centrum Informatiebeveiliging en privacybescherming, en implementeren hiervoor de technische en organisatorische maatregelen.
• We werken verder aan de digitalisering en automatisering van de medewerkersprocessen in-, door- en uitstroom, waardoor medewerkers automatisch de juiste software en rechten krijgen en deze ook vervallen bij uitstroom. Hiermee voorkomen we onnodige licentiekosten en worden handmatige (beheer)taken overbodig.

We willen onze gemeentelijke organisatie en onze bedrijfsvoering doorontwikkelen zodat we de opgaven van de stad ook in de toekomst goed kunnen realiseren. De versnelling in de maatschappij vraagt een andere manier van organiseren. Technologie zorgt voor een enorme maatschappelijke versnelling met nieuwe dilemma’s en kansen. Digitale Transitie is een belangrijk thema in de Urban Agenda. We willen dat onze bedrijfsvoering de infrastructuur biedt die voor deze digitale transitie noodzakelijk is. Daarbij willen we denken en handelen vanuit de leefwereld van onze inwoners en slimme samenwerkingen aangaan. De huidige verbindingen van bedrijfsvoering met het primair proces willen we versterken en we willen kritisch kijken naar onze bedrijfsvoeringstaken met een blik op de toekomst: welke (strategische) bedrijfsvoeringstaken blijven we als gemeente zelf doen, voor welke zoeken we de samenwerking op met andere partners, waar kunnen we onze bedrijfsvoeringstaken ook voor anderen uitvoeren en waar kunnen we taken aan anderen overlaten? Zo organiseren we ook in de toekomst onze bedrijfsvoering efficiënt en effectief.
In het kader van de doorontwikkeling van onze organisatie en bedrijfsvoering zetten we in 2018 in op een duurzame toekomstbestendige bedrijfsvoering en bijbehorende ontwikkeling van onze organisatie, teams en medewerkers.

1. Investeren in duurzame toekomstbestendige bedrijfsvoering

-   Met het reeds ingezette programma Slim Verduurzamen Gemeentelijke Gebouwen (SVGG) realiseren we een duurzame en innovatieve huisvesting voor de gemeentelijke organisatie. Voor de begroting 2018 is er geen aanleiding om aanpassingen te doen in de afschrijvingstermijnen. Medio 2018 nemen we onze intrek in de duurzaam gerenoveerde Stadhuistoren.

• Vanuit bedrijfsvoering ondersteunen we de invoering van de Omgevingswet en duurzaamheidsprojecten als REnescience en verduurzaming van gemeentelijk vastgoed.
• We investeren in slimme samenwerkingen. Zo werken we samen met andere gemeenten in de Coöperatie BeWare, bij collectieve inkoopinitiatieven, bij Vensters voor Bedrijfsvoering en het Urban Data Centre..
• We verbeteren onze dienstverlening door onze facilitaire processen te vereenvoudigen vanuit het perspectief van onze interne en externe “klanten”. We professionaliseren onze servicedesk en investeren in standaardisatie van ons aanbod.
• We zetten in op verdere digitalisering van onze documentaire informatievoorziening. Hiermee verbeteren we de digitale dienstverlening aan burgers, ondernemingen, ketenpartners en interne organisatie en waarborgen we een veilige digitale toegankelijkheid en duurzaamheid van documenten en informatie.
• Ter voorkoming / beperking van klachten en bezwaar- en beroepsprocedures verbeteren we de besluitvorming in het primair proces. Dit doen we door klachten-, bezwaar-en beroepsprocedures te evalueren en leerpunten daaruit uit te wisselen met het primair proces. Daarnaast verkorten we de doorlooptijd van bezwaar- en beroepsprocedures en klachten door het verbeteren van onze eigen processen.
• We blijven de compleet vernieuwde website eindhoven.nl continu verbeteren en er nieuwe functionaliteiten aan toevoegen, zoals een chatfunctie.

2. Ontwikkeling organisatie, teams en medewerkers

• We investeren in de cultuurwaarden en samenwerking in onze organisatie, als randvoorwaarde om onze organisatieprocessen beter op orde krijgen. Onder de vlag “Wij zijn samen Eindhoven” stimuleren we de onderstroom van positiviteit in de organisatie door energiegevende programma’s, mensen en/of initiatieven (nog) meer gezicht te geven en aan elkaar te verbinden. Daarmee leggen we tevens het fundament voor een eenduidig verhaal voor de Eindhovenaar, dat duidelijk maakt waar de gemeentelijke organisatie voor staat en wat zij voor inwoners van Eindhoven kan betekenen. Daarbij streven we naar slagkracht door het bundelen van krachten en ‘Eén Stem, Eén Boodschap’ in woord en gedrag – binnen de gemeente en met en door externe partners.
• We investeren organisatiebreed in leiderschap gericht op zelforganisatie. Kern hiervan is dat medewerkers van hun leidinggevenden natuurlijk gezag, duidelijkheid en aandacht ervaren en dat medewerkers zelforganiserend vermogen, verantwoordelijkheid en initiatief tonen. In 2018 heeft iedere sector een uitgestippelde route om te investeren in leiderschap en zelforganisatie, met daarin aandacht voor bijvoorbeeld ontwikkeling van persoonlijk leiderschap, trainingen feedback geven/krijgen en het voeren van resultaat- en ontwikkelgesprekken.
• We professionaliseren onze dynamische personeelsplanning (DPP), waardoor we beter kunnen sturen op de (toekomstige) match tussen mens en werk. In 2018 faciliteren we de sectoren om eenvoudig en eenduidig inzicht te hebben in de ontwikkeling en kwaliteiten van hun medewerkers.
• Om de inclusiviteit en diversiteit van onze organisatie te vergroten gaan we aan de slag met de knelpunten en aanbevelingen uit het diversiteitsonderzoek van 2017. We investeren in onze rol als maatschappelijk verantwoorde organisatie door de tweede trede op de Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO) te handhaven.
• We bieden stageplaatsen aan circa 160 studenten van verschillende opleidingen en niveaus en hebben met het traineeship “De toekomst van Brabant” circa 10 jonge hoog opgeleide trainees in huis. We bieden 10 tot 15 BBL werkplekken aan.
• Om bij te dragen aan betere oplossingen voor de stad versterken we de inzet van design thinking in de organisatie door een design facilitator trainingen te laten geven en sectoren te helpen hun vraagstukken via design principes aan te pakken.
• We investeren in het vakmanschap van onze medewerkers door opleiding en training. Zo trainen we medewerkers in helder taalgebruik en heldere communicatie op digitale platforms, in financiële- en digitale vaardigheden, in toepassing van design thinking en we geven hen via een digitale leeromgeving de kans om actief met hun eigen ontwikkeling aan de slag te gaan.
• In 2018 pakken we het ziekteverzuim aan door intensieve begeleiding vanuit het Vitaliteitsteam. We zijn alert op signalen uit de sectoren, zetten leefstijlcoaching, verzuimcoaches en vitaliserende workshops in, voeren periodieke gesprekken n.a.v. managementinformatie en leven het protocol ziekteverzuim strikt na.
• Voor onze ICT ontwikkelen we van een beheerorganisatie naar een regiemodel, waarbij we sturen op het leveren van de performance. Programmamanagers en adviseurs worden getraind in de agile aanpak om samen met de ICT-gebruikers een concreet en helder beeld te krijgen van de eisen die we stellen aan onze informatiesystemen.